מאפייני התפקיד

תיאור קצר של התפקיד רכזת לשכה באגף המזרח התיכון ותהליך השלום. האגף אחראי על קשרים דיפלומטיים שונים עם מדינות ערב ובעיקר עם ירדן ומצרים, הרוב מסווג אז אי אפשר לפרט... עבדתי בצמוד לסמנכ"ל האגף ויחד עם המחלקות השונות של האגף ושגרירויות ישראל בעולם. חשוב לציין שיש במשרד המון אגפים שמתעסקים בתחומים שונים לגמרי ואת לא יכולה לדעת באיזה אגף תהיי. באופן כללי כמעט כל התפקידים שבנות השירות מקבלות הם מזכירותיים או מנהליים ברובם.

תיאור שגרת היומיום רוב העבודה היא משרדית וניהולית: עבודה מול מחשב, ניהול יומן, מענה לטלפונים, מילוי טפסים, סיוע באירועים, ליווי אורחים ועזרה מנהלית לעובדי האגף בכל מה שנדרש. מדי פעם יש אירועים מיוחדים- כנסים, טיולים, אורחים חשובים שמגיעים, וכמובן שבתור בת שירות מצפים ממך לעזור ולהשתתף. יש ימים עמוסים עם מלא עבודה, ויש תקופות שפתאום אין כל כך הרבה מה לעשות, וצריך לדעת להסתדר עם שניהם.

מאפיינים מיוחדים לתפקיד עבודה עם ציבור חילוני

באיזו מידה קיים בתפקיד מאמץ פיזי: 1 [1 קל מאוד, 5 קשה מאוד]

השירות בעיקר בסביבת נשים וגברים

לא התקיימו אורייתות או שיעורים

אפשר ללמוד לקראת המבחן הפסיכומטרי.

לא נשארים שבתות במקום השירות.

שעות העבודה מ-09:00 עד-17:00 אלו היו השעות שלי רוב הזמן. בדרך כלל שעות העבודה תלויות באגף שבו תעבדי ובעומס העבודה

חוויות אישיות

תקופת ההכשרה לתפקידהאמת שאין ממש הכשרה, את רוב הדברים לומדים תוך כדי או נעזרים בעובדים שמסביבך. כן הייתה הכשרה של כמה ימם לפני השירות, אבל למדנו בה בעיקר איך משתמשים במערכות המחשוב של המשרד. לקח לי קצת זמן עד שהבנתי איך דברים מתנהלים, למשל איך לפנות לאנשים מסוימים או איך בדיוק תהליכים עובדים שם, אין מה לעשות ולומדים תוך כדי עבודה... מה שיכול לעזור לך אם תכירי לפני זה שימוש בתוכנות אופיס הרגילות, Word, מייל וכו', לדעת איך להתנסח בצורה מנומסת בעברית ובאנגלית, ובמהלך השירות פשוט לעשות דברים מספיק זמן לפני ולשאול על כל מה שאת לא בטוחה בו. ברוב האגפים האנשים ממש תומכים ומבינים שאת בת שירות ולא תמיד יודעת הכול ומוכנים לעזור לך בכל מה שתצטרכי.

חוויה חיובית או מאתגרתאירועים מיוחדים שהיו במשרד. בדרך כלל כמעט בכל אירוע מבקשים עזרה מבנות השירות, ככה יצא שהשתתפתי או אפילו אירגנתי אירועים גדולים ומיוחדים: העברת שגרירויות לישראל, כנסים בבית הנשיא ובכנסת, ימי זיכרון, כנס שגרירים שמתקיים בכל שנה ומגיעים אליו כל השגרירים מכל העולם ועוד ועוד. יצא לי לפגוש אנשים חשובים מכל העולם ולהיות במקומות שבחיים לא חשבתי שאני אזכה להגיע אליהם, להשתתף בקבלות פנים דיפלומטיות אמיתיות ולהרגיש שאני מועילה באירועים גדולים של כל המשרד.

היה טוב אם הייתי יודע/ת מראש על מקום השירות ש...אותי למשל קצת הדאיג העניין של עבודה במשרד. לא ידעתי איך אני אצליח לשבת במשך שמונה שעות ויותר לעבוד, אם לא יהיה לי משעמם וימאס לי אחרי כמה ימים. האמת שהופתעתי ממש לטובה בעניין הזה וגיליתי שהעבודה הרבה יותר דינאמית ממה שחשבתי- היו זמנים שאפילו היה חסר לי קצת שקט ורוגע. כל הזמן קורים דברים חדשים, כל הזמן אנשים מתקשרים ובאים לדבר איתך, בתור מי שאחראי על רוב החלק הטכני של העבודה באגף ועובד יחד עם הסמנכ"ל תמיד יהיה מישהו שצריך אותך. העבודה הרבה יותר מעניינת מאיך שנשמעת עבודה "משרדית", רוב האגפים מתעסקים בתחומים ממש מרתקים. אני זוכרת שממש הלחיצו אותנו שנצטרך ללמוד איך להשתמש בכל מיני דברים מסובכים במחשב, בפועל זה הרבה יותר פשוט ממה שנראה. מה שלא ידעתי למשל זה שצריך לדעת לכתוב ולדבר באנגלית, בפעמים הראשונות זה היה קצת הלם אבל הסתדרתי די מהר. בקשר לדירת שירות- אני הייתי בדירה של האגודה והייתי ממש בהלם מהדירה ומהחיים עם בנות אחרות בשבועות הראשונים, בהמשך הסתדרתי אבל כדאי לבוא מוכנים...

איך מגיעים לתפקיד?אני יכולה להגיד מה היה בתקופה שלי, לא בטוח שזה לא השתנה. למשרד החוץ יש תקנים של האגודה להתנדבות ושל שילת. אני הגעתי דרך האגודה, שם השלב הראשון הוא דירוג העדפות, אחר כך ראיון במשרדים של האגודה, ואם את עוברת אותו מזמינים אותך לביקור במשרד. שם כמה אנשים עושים לך ראיון ואם את עוברת אותו עקרונית התקבלת. מה שנשאר לך לעבור זה סיווג ביטחוני, ואת מגלה לאיזה אגף שובצת רק בתחילת השירות.

פעילויות נוספות בזמן השירותעשיתי פסיכומטרי וחונכות, בעיקרון מהרגע שאת יוצאת מהמשרד הזמן שלך חופשי. רוב הימים מסיימים לעבוד בשעות אחר הצהריים, יש כמובן ימים שנכנסים דברים לא צפויים ודחופים פתאום וצריך להישאר עד מאוחר ולטפל בהם. אחד מהיתרונות הענקיים של השירות במשרד זאת ירושלים, אני הייתי בדירת שירות ויכולתי לטייל מלא בערבים ולהנות מכל מה שיש לעיר להציע. חוץ מזה ירושלים קרובה לכל הארץ, לפעמים כשאת בדירה את מתגעגעת הביתה וכשאת יודעת שיש לך תחבורה זמינה זה מאוד מנחם.

טיפ לדרך...לבוא לשירות עם הרבה מרץ ללמוד דברים חדשים ולהתכונן נפשית לכך שלא הכול טוב כל כך בימים הראשונים. במשרד החוץ יש מלא בנות שירות ממש כמוך ולחוות יחד איתן את כל ההתחלה זה ממש עוזר.

הערות